> Será asimismo documento válido para la identificación de extranjeros el documento de identidad expedido por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para el personal de las representaciones diplomáticas y consulares de terceros países en España.
> Tarjeta de Asilo Político. Solo para operaciones de giro postal.
Excepcionalmente, se podrán aceptar otros documentos de identidad personal expedidos por una autoridad gubernamental siempre que gocen de las adecuadas garantías de autenticidad e incorporen fotografía del titular. Para la aceptación de estos documentos es necesaria la solicitud de autorización al Área de PBC, y una vez verificados los documentos, el Área comunicará a la Oficina del resultado. Posteriormente, el Área, informará del resultado de estas excepcionalidades en la siguiente Comisión de Control.
Los documentos de identificación de los clientes deben encontrarse en vigor.
• identificación de personas jurídicas, cuando el titular de la operación sea una persona jurídica, serán válidos los documentos públicos que acrediten su existencia y contengan su denominación social, forma jurídica, domicilio, la identidad de sus administradores, estatutos y número de identificación fiscal.
En el caso de personas jurídicas de nacionalidad española, será admisible, a efectos de identificación formal certificación del Registro Mercantil provincial, aportada por el cliente u obtenida mediante consulta telemática.
La persona física que realiza la operación deberá identificarse, como los clientes que actúan por cuenta propia, presentado su documento de identidad válido y en vigor y además presentará:
- Certificación del Registro Mercantil Provincial, aportada por el cliente u obtenida mediante consulta telemática, que contenga estos datos, en caso de ser una persona jurídica española o bien escritura de constitución o cualquier otro documento que acredite fehacientemente su denominación, forma jurídica, domicilio, identidad de los administradores, estatutos, número de identificación fiscal y Titulares Reales.
- Poder o autorización para actuar en nombre de la persona jurídica.
- CIF de la persona jurídica.
Por tanto en los casos de representación legal o voluntaria, la identidad del representante y de la persona o entidad representada, será comprobada documentalmente. A estos efectos, deberá escanearse el documento fehaciente a que se refiere el apartado precedente correspondiente tanto al representante como a la persona o entidad representada, así como el documento público acreditativo de los poderes conferidos.
Es imprescindible la cumplimentación y firma de la DAE, la cual debe incluir de forma inexcusable los datos correspondientes a aquellas personas que ostentan la titularidad real. Firmada por el representante de la persona jurídica o aquella persona con poder bastante y suficiente, manifestando que los datos consignados en la documentación aportada son verídicos y se encuentran en vigor.
Documentos no válidos
• Permiso de Conducir.
• Pasaporte Español: El RD 304/2014 de 5 de mayo (Reglamento), sólo reconoce como documento identificativo para las personas de nacionalidad española el Documento Nacional de Identidad (DNI).
• Cedulas de Identificación (documentos de identidad) de Países no pertenecientes a la UE o al Espacio Económico Europeo (EEE).
• Certificado de Registro de Ciudadanos de la Unión (carta verde).
• Seamansbook o Libreta Marítima: Es un documento no oficial, que da constancia simplemente del embarque de personas bajo el pabellón de un buque proveniente de un país extranjero, por lo cual, es admisible para acreditar la estancia en nuestro país.
Excepcionalmente son válidos los documentos emitidos por la Marina Mercante de los países descritos en el Anexo 5, bajo la Convención "Seafarers' Identity Documents" de la ONU, pueden admitirse dentro de los documentos excepcionales expedidos por una autoridad gubernamental.
• Carné Consular: El carné consular, es un documento que acredita la inscripción de una determinada persona en el consulado del país en el que temporalmente vaya a permanecer o residir. No es un documento de identificación válido en caso de que haya sido expedido en un tercer país. El nuevo Reglamento admite como válidos, los carnés consulares expedidos por el Ministerio de Asuntos Exteriores para diplomáticos residentes en España.
Identificación del titular real
La identificación del titular real deberá abarcar los datos de identidad, su número de documento, nacionalidad, país de residencia y fecha de nacimiento, así como la naturaleza del interés o participación que determinen su consideración como titular real.
En el caso de las personas físicas, cuando existan indicios o certeza de que el cliente no actúa por cuenta propia, se solicitará información a fin de conocer la identidad de las personas por cuenta de las cuales actúa, a fin de determinar si éste actúa por cuenta propia o de terceros.
No se establecerán o mantendrán relaciones de negocio con personas jurídicas cuya estructura de propiedad o de control no haya podido determinarse.
Se podrá recabar de los clientes o de las personas que tengan atribuida la representación legal de la persona jurídica, la información de los titulares reales sin contar con el consentimiento expreso de estos.
Para la Identificación de personas que actúan en representación o con autorización de otra persona física, estos deberán identificarse como los clientes que actúan por cuenta propia y, además, presentarán el poder otorgado o autorización así como la documentación original de la persona por cuenta de la que actúan.
Finalmente, en aquellos casos en los que el cliente, el titular real o la operación presenten riesgos superiores al promedio, se deberá obtener documentación adicional o información de fuentes fiables e independientes cuando existan indicios de que la identidad del titular real declarada por el cliente no es exacta o veraz, o bien cuando concurran circunstancias que determinen el examen especial de operaciones.
Digitalización de documentos (identificativos o justificativos de la actividad económica)
Es necesario digitalizar y almacenar los documentos identificativos de los clientes de operaciones de giro, en cumplimiento con la Ley 10/2010 de 28 de abril y en aplicación de medidas de diligencia debida, "los sujetos obligados almacenarán las copias de los documentos fehacientes de identificación formal en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos".
El empleado realizará el escaneado de la documentación de identificación del cliente según el procedimiento establecido. Es importante verificar la calidad de la imagen ya que al guardarse el documento en un repositorio y siendo referenciado al documento de identificación del cliente, este puede ser consultado por los empleados para la validación de identificaciones.
No es necesario realizar un nuevo escaneado mientras el realizado con anterioridad, mantiene su validez o no se encuentra caducado.
En aplicación de medidas reforzadas y, una vez revisada y aceptada la documentación, se deberán digitalizar los documentos aportados por el cliente.
Grabación de datos de los clientes en los sistemas
Como consecuencia de la aplicación de requisitos contemplados en la reglamentación relativa a la PBC y la creación en la operativa de admisión y pago de giros de una base de datos de clientes PBC (BBDD PBC), es necesario en el nuevo sistema efectuar un registro inicial de todos los clientes en el momento de realizar su primera operación, creando una "Ficha del Cliente" con una serie de datos obligatorios.
El dato más importante a registrar es el tipo y número de documento (DOI), por lo tanto es fundamental que el tipo de documento sea elegido correctamente y la numeración, que muestra el mismo, sin guiones ni espacios tal cual aparece en los respectivos documentos de identidad.
Si el cliente ya ha sido registrado con anterioridad en la BBDD PBC al informar al sistema del tipo y número de documento, aparecerá el formulario con los datos completados con su última información disponible. El empleado comprobará que los datos facilitados por el cliente coinciden con los grabados y una vez verificados, se deben modificar en caso de variación.
La tipología de documentos a registrar en la aplicación es:
• Personas físicas: DNI/NIF, Pasaporte, NIE, Documento de Identidad Europeo, Documento Consular, Tarjeta de Asilo Político, NIS.
• Personas jurídicas: CIF, NIP.
El sistema informará de la caducidad de documentos. Debiéndose actualizar de los datos contenidos en la ficha del cliente y, en particular, el domicilio del cliente.
Medidas de diligencia debida
Los sujetos obligados deberán estar en condiciones de demostrar a las autoridades competentes que las medidas adoptadas tienen el alcance adecuado en vista del riesgo de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo mediante un previo análisis de riesgo que en todo caso deberá constar por escrito.
En todo caso los sujetos obligados aplicarán las medidas de diligencia debida cuando concurran indicios de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, con independencia de cualquier excepción, exención o umbral, o cuando existan dudas sobre la veracidad o adecuación de los datos obtenidos con anterioridad.
Cuando existan indicios o certeza de vinculación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo y el sujeto obligado razonablemente considere que la solicitud de información adicional pueda alertar al cliente de la existencia de una sospecha, podrá remitir la comunicación de operativa sospechosa a esta Área sin completar el proceso de diligencia debida.
Cuando se aprecie la imposibilidad de aplicar las medidas de diligencia debida en el curso de la relación de negocios, los sujetos obligados pondrán fin a la misma, procediendo a realizar, cuando proceda, el examen especial.
Cuando las características de la relación de negocios impidan la terminación inmediata de la misma, se establecerán limitaciones operativas que restrinjan al máximo el riesgo de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo. Estas medidas se prolongarán únicamente hasta el momento en que sea factible la terminación definitiva de la relación.
La negativa a establecer relaciones de negocio o a ejecutar operaciones o la terminación de la relación de negocios por imposibilidad de aplicar las medidas de diligencia debida previstas en esta Ley no conllevará, salvo que medie enriquecimiento injusto, ningún tipo de responsabilidad para los sujetos obligados".
A estos efectos, se llevará un registro actualizado de clientes con los que se ha puesto fin a la relación de negocios, en el que se incluirán sus datos identificativos y se describirán los motivos que justificaron la finalización de las relaciones de negocio.
Medidas simplificadas
La aplicación de medidas simplificadas de diligencia debida permitirá, respecto de determinados clientes, sustituir las medidas normales por las siguientes medidas:
• Comprobar la identidad del cliente o del titular real únicamente cuando se supere un umbral cuantitativo con posterioridad al establecimiento de la relación de negocios.
• Reducir la periodicidad del proceso de revisión documental.
• Reducir el seguimiento de la relación de negocios y el escrutinio de las operaciones que no superen un umbral cuantitativo.
• No recabar información sobre la actividad profesional o empresarial del cliente, infiriendo el propósito y naturaleza por el tipo de operaciones o relación de negocios establecida.
Se aplicarán medidas simplificadas a:
• Las Administraciones o Empresas Públicas, previamente clasificadas mediante su CIF por Correos, así como de sus organismos dependientes cuando estos sean los ordenantes o receptores de los giros.
• Las entidades de derecho público de los Estados miembros de la UE o de países terceros equivalentes.
• Las sociedades u otras personas jurídicas controladas o participadas mayoritariamente por entidades de derecho público de los Estados miembros de la UE o de países terceros equivalentes
• Las entidades financieras, domiciliadas en la UE o en países terceros equivalentes que sean objeto de supervisión para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de PBCFT.
• Las sucursales o filiales de entidades financieras, domiciliadas en la UE o en países terceros equivalentes, cuando estén sometidas por la matriz a procedimientos de PBCFT.
• Las sociedades cotizadas cuyos valores se admitan a negociación en un mercado regulado de la UE y que estén sujetas a requisitos de información acordes con el Derecho de la Unión o a normas internacionales equivalentes que garanticen la adecuada transparencia de la información sobre la propiedad, así como sus sucursales y filiales participadas mayoritariamente.
• Los giros para pago del propio Servicio Postal con origen y destino en el propio servicio de Correos.
Medidas normales
Por ser considerada la operativa de "envío de dinero" de riesgo alto. A todos los clientes, como mínimo, se les aplican medidas normales.
Además de la identificación formal del cliente y la comprobación de su identidad, las medidas normales consisten:
• Identificación del titular real y adopción de medidas adecuadas a fin de comprobar su identidad, con carácter previo a la operación.
• Cuando el cliente sea persona jurídica, se solicitará información a efectos de identificar al titular y determinar su estructura de propiedad o de control de las personas jurídicas. Para ello, se cumplimentará la DAE específica para personas jurídicas. Conocimiento de la actividad profesional o empresarial (económica) del cliente.
• Conocimiento del propósito e índole (fin) que motiva la operación.
• Seguimiento continuo de la relación de negocio. Para clientes que presenten un riesgo superior al promedio y a los que resulten aplicables las medidas reforzadas de diligencia debida, la periodicidad de revisión documental será, como mínimo, anual.
Se aplicarán medidas normales a:
• Los clientes de giro nacional e internacional, que actúen en su propio nombre, remitentes o destinatarios en oficina que no superen los 3000€, individuales o acumulados, en un trimestre.
• Los clientes de giro internacional que envíen o reciban fondos con países designados por el ordenamiento jurídico (Anexo 3) y realicen operaciones que, acumuladas con las del último mes natural, no superen los 1500€ (enviados o recibidos).
Medidas reforzadas
Se aplicarán medidas reforzadas en aquellas situaciones que por su naturaleza presenten un riesgo más elevado de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Adicionalmente, la Comisión podrá valorar la aplicación de medidas reforzadas en los casos específicos de otros clientes que, aunque no cumplan con los requisitos exigidos, sean objeto de análisis y seguimiento. En este sentido, se aplicarán medidas reforzadas cuando las operaciones del cliente no se correspondan con su actividad declarada o con sus antecedentes operativos y en caso de que proceda el examen especial de operaciones o la comunicación por indicio al SEPBLAC.
Asimismo, se aplicarán medidas reforzadas de diligencia debida a las operaciones realizadas por personas con responsabilidad pública.
Las operaciones en las que intervengan clientes sujetos a medidas reforzadas NO se realizarán hasta que el cliente acredite su actividad económica y el origen lícito de sus fondos, mediante la presentación de documentos fehacientes.
De forma complementaria a esta documentación, se admitirá la aportación de documentos que justifiquen los vínculos familiares entre los intervinientes, así como el propósito e índole de la operación.
En todo caso, una vez entregada la documentación de acreditación del cliente será revisada por parte del superior jerárquico, responsable de la Oficina/Unidad de Reparto, que autorizará la operación y en la DAE deberá firmar en el apartado revisado/conforme con su número de NIP.
Se analizará, por esta Área de Prevención, la documentación de las operaciones que han requerido medidas reforzadas y en los supuestos de mayor riesgo, se realizarán controles específicos.
Con el fin de evitar solicitar constantemente la documentación a determinados clientes habituales, que tenemos la certeza de tener conocimiento de su actividad y además está archivada la documentación necesaria de aplicación en medidas reforzadas, la periodicidad de revisión documental será de un año, en caso de que tras efectuar el seguimiento continuo de sus operaciones se compruebe que estas son coherentes con la documentación presentada.
Por el contrario, si las sucesivas operaciones realizadas por estos clientes habituales no son coherentes con la documentación de conocimiento aportada, tanto por su importe y número de giros, como por cualquier otra característica de la operativa, se procederá a recabar nueva documentación adicional que justifique el origen de los fondos, aunque haya transcurrido un periodo de tiempo inferior a un año.
Todos los clientes a los que se apliquen estas medidas, además de las medidas normales, deberán presentar obligatoriamente:
• Justificación documental que será diferente para operaciones de envíos y operaciones de pagos.
- Envíos (justificar el origen lícito de los fondos):
> Documentación acreditativa de su actividad económica.
> Documentación que justifique el origen lícito de los fondos con los que se va a llevar a cabo la operación.
- Pagos (propósito e índole de la operación):
> Justifiquen el vínculo familiar existente entre los intervinientes o avalen el propósito e índole de la operación.
> Opcionalmente, documentación que acredite el origen de los fondos del remitente del giro.
• Declaración de Actividad Económica (DAE).
En el caso de giro internacional, al que se le aplican medidas reforzadas, si en el documento de identificación presentado por el cliente no figura domicilio o el que figura es en el extranjero, éste deberá aportar cualquier documento que acredite su estancia, permanente o temporal, en España. El documento presentado deberá ser original y recogerá el nombre completo del cliente y una dirección. Son documentos acreditativos válidos para justificar la estancia el certificado de empadronamiento, contrato de alquiler de vivienda, escrituras de vivienda, Seamansbook o Libreta marítima, etc. No se aceptará Lista de Correos como domicilio.
Se aplicarán medidas reforzadas a:
• Los clientes de giro internacional de países, territorios o jurisdicciones de riesgo o que envíen o reciban fondos de o hacia los mismos, cuyo importe acumulado de sus operaciones en el mes natural sea superior a 1.500 €.
Se incluirá entre estos países, territorios y jurisdicciones a los designados como tales por el ordenamiento jurídico y aquellos para los que el Grupo de Acción Financiera (GAFI) exija la aplicación de medidas de diligencia reforzada, todo ello de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 del Real Decreto 394/2014 de 5 de mayo.
• Los clientes de giro nacional o internacional remitentes o destinatarios que superen 3000€, individuales o acumulados en un período de un trimestre natural.
• Los clientes relacionados en peticiones de Juzgados, Policía, Requerimientos del SEPBLAC.
• Los clientes que realicen operaciones que se consideren fuera de lo normal, inusuales o que presenten indicios de sospecha en relación con la PBC.
• Las operaciones con origen o destino a países que supongan un riesgo superior al normal y que una vez informada la Comisión de Control tome razón de esta decisión.
• Los menores de edad: Es preciso tener en cuenta que, según los estándares nacionales e internacionales, los menores presentan un riesgo más elevado en materia de PBC. En este sentido se recomienda la aplicación de medidas reforzadas a este tipo de clientes, cuya aplicación habrá de graduarse en función del riesgo que representen.
- La minoría de edad, constituye un estado civil diferente de la mayoría y de la emancipación. El menor se encuentra sometido a la patria potestad o a la tutela. Los menores de edad, aunque tienen capacidad jurídica, no tienen capacidad de obrar, por lo que no pueden contratar por sí mismos, sino debidamente representados, normalmente por sus padres, o, en su defecto, por su representante legal.
- Para la admisión y pago de giros a menores, éstos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales.
- Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden admitirse y pagarse giros a los mayores de catorce años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales.
- Por tanto en los sistemas de envío/pago de dinero, el menor que realiza la operación, acompañado de uno de los padres o el tutor o representante legal, deberá identificarse, presentado su documento de identidad válido y en vigor, y además, se verificará la identidad del representante que será comprobada documentalmente. A estos efectos, deberán escanearse los documentos identificativos de ambos y el documento que acredite la relación de parentesco o la representación legal del menor.
- En caso de menores emancipados deberán presentar la escritura de emancipación no siendo necesaria la figura del tutor legal.
• Personas de responsabilidad pública (PRP) Se considerarán personas con responsabilidad pública los siguientes:
- Aquellas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes, tales como los jefes de Estado, jefes de Gobierno, ministros u otros miembros de Gobierno, secretarios de Estado o subsecretarios; los parlamentarios; los magistrados de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias excepcionales, con inclusión de los miembros equivalentes del Ministerio Fiscal; los miembros de tribunales de cuentas o de consejos de bancos centrales; los embajadores y encargados de negocios; el alto personal militar de las Fuerzas Armadas; los miembros de los órganos de administración, de gestión o de supervisión de empresas de titularidad pública; y los directores, directores adjuntos y miembros del consejo de administración, o función equivalente, de una organización internacional.
- Asimismo, tendrán la consideración de PRP aquellas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes en el ámbito autonómico español, como los Presidentes y los Consejeros y demás miembros de los Consejos de Gobierno, así como los altos cargos y los diputados autonómicos y, en el ámbito local español, los alcaldes, concejales y demás altos cargos de los municipios capitales de provincia, o de Comunidad Autónoma y de las Entidades Locales de más de 50.000 habitantes, o cargos de alta dirección en organizaciones sindicales o empresariales o partidos políticos españoles.
Se aplicarán estas medidas a los familiares (de primer grado de afinidad o consanguineidad) o allegados de las PRP. Tendrá la consideración de familiar el cónyuge o la persona ligada de forma estable por análoga relación de afectividad, así como los padres e hijos y los cónyuges y personas ligadas a los hijos de forma estable por análoga relación de afectividad. Se considerará allegado a toda persona física de la que sea notorio que ostente la titularidad o el control de un instrumento o persona jurídicos conjuntamente con una PRP, o que mantenga otro tipo de relaciones empresariales estrechas con la misma, o que ostente la titularidad o el control de un instrumento o persona jurídicos que notoriamente se haya constituido en beneficio de la misma.
Ninguna de estas categorías incluirá empleados públicos de niveles intermedios o inferiores.
Aunque la persona contemplada en los apartados anteriores haya dejado de desempeñar sus funciones, se continuarán aplicando las medidas reforzadas por un período de dos años. Transcurrido ese plazo, se aplicarán medidas de diligencia debida adecuadas en función del riesgo que siga presentado el cliente y hasta tanto se determine que ya no representa un riesgo específico derivado de su antigua condición de PRP.
Se aplicarán medidas reforzadas de diligencia a estas personas con el fin de determinar el origen del patrimonio y de los fondos con los que se pretende llevar a cabo la operación.
La admisión de las PRP como clientes deberá ser autorizada directamente por el Responsable de Oficina/Unidad de Reparto, que trasladará su decisión al Área de Prevención, que informará en las reuniones de la Comisión para que tome razón de esta decisión.
Finalmente, las operaciones y relaciones de negocio establecidas con las PRP serán objeto de un seguimiento reforzado y permanente.
Política de admisión de clientes
Clientes
Para prevenir eficazmente el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, es fundamental la evaluación de posibles riesgos de los clientes. Por tanto, se entiende como prioritario el conocimiento de los mismos y establecer diferentes categorías de clientes que serán evaluados en función de los siguientes factores:
• Frecuencia y cuantía de los envíos.
• Actividad que motiva los envíos.
• Origen o destino del dinero enviado.
Así se podrá determinar su grado (perfil) de riesgo y en función de este, se aplicaran las medidas. Según la Política de Admisión de Clientes definida, se distinguen los siguientes tres perfiles de riesgo:
• Riesgo Bajo: clientes que por sus características y tipo de operativa llevada a cabo, se considera que disponen de un riesgo reducido de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. A estas personas se les aplican medidas simplificadas o normales de diligencia debida, según corresponda, y no necesitan ninguna autorización específica para ser admitidos como clientes.
• Riesgo Medio: clientes que se les aplican medidas reforzadas de diligencia debida y cuya admisión requiere la autorización expresa de los Directores de Oficinas y Unidades de Reparto o del Área de Prevención, según corresponda, otorgada mediante la aprobación de la documentación adicional aportada y la firma del formulario DAE.
La Entidad cuenta con un desarrollo informático que le permite detectar automáticamente a aquellos clientes con un mayor riesgo, en función de determinadas características, como su actividad profesional o empresarial, residencia (provincia) o nacionalidad y el destino u origen de sus operaciones.
• Riesgo Alto: clientes que realicen operaciones que se consideren fuera de lo normal, inusuales o que presenten indicios de sospecha en relación con la PBC; personas a los que no sea posible aplicar las medidas de diligencia debida; personas incluidas en listas oficiales de terroristas o de las que se tenga conocimiento de que están involucradas en operaciones de blanqueo de capitales; clientes relacionados en peticiones de Juzgados, Policía, Requerimientos del Servicio Ejecutivo de la Comisión. Estas personas no son admitidas como clientes de Correos.
Abstención de realizar operaciones
En ningún caso se admitirán clientes que:
• Rehúsen entregar la documentación que permita su identificación.
• Presenten documentos de identificación que alberguen dudas sobre su legalidad, legitimidad, no manipulación etc.
• Faciliten datos falsos o erróneos.
• Pongan fin a la relación al ser requeridos para que faciliten información.
• A los que no sea posible aplicar alguna de las medidas de diligencia debida previstas en este manual.
• Oculten al titular real. Cuando se utilicen a otros clientes, en un intento por evitar que se apliquen los requisitos de medidas de diligencia debida y colaboran en suplantar al titular para enviar una operación o dividir una transacción en dos o más transacciones.
• Realicen operaciones que presenten indicios de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
• Personas jurídicas cuya estructura de propiedad o de control no haya podido determinarse.
Cualquier operación que dé lugar a sospechas o indicios puede no ser aceptada por el empleado y dará lugar a la comunicación inmediata como operación sospechosa. Cuando la abstención no sea posible o pueda dificultar la persecución de los beneficiarios de la operación, podrá llevarse a cabo efectuando la comunicación de la operación sospechosa al Área de Prevención de Blanqueo de Capitales.
Bloqueo de operaciones
Cuando el emisor o el receptor de un giro sea una persona incluida en alguna de las listas públicas relacionadas con el terrorismo o grupos afines, el sistema bloqueará la operación.
En ningún caso podrá revelarse al cliente ni a terceros las actuaciones que se puedan estar realizando en relación con las obligaciones derivadas de la Ley de PBCFT.
No se realizará ninguna operación sin la previa identificación ni cuando haya dudas sobre la validez de la documentación aportada, con especial atención a posibles falsificaciones.
Operaciones sospechosas
Se entenderá por operaciones sospechosas:
• Operaciones no ejecutadas (fallidas), denominación que conceptúa aquellas operaciones que no llegan a realizarse porque el cliente rehúsa terminarla cuando se le exige algún requisito esencial de identificación. Cuando se niega a cumplimentar la DAE o aportar la documentación acreditativa de su actividad.
• Operaciones inusuales o fuera de lo normal en especial:
- En las que se aprecie que el cliente fracciona la operación, en varias para eludir el deber de identificación adicional.
- Cuando existan indicios o certeza de que los clientes no actúan por cuenta propia, intentando ocultar la identidad del cliente real.
- En las que conociendo la actividad del cliente, no exista una explicación razonable sobre el origen o destino de las operaciones realizadas.
- En las que el cliente no disponga o rehúse presentar la documentación justificante de domicilio permanente o temporal en España.
- En las que el cliente trata de eludir las medidas de diligencia debida.
• En general, operaciones que presentan indicios de blanqueo de capitales o conexión con actividad delictiva.
Los empleados que detecten operaciones que presenten estos indicadores de riesgo deben abstener de ejecutarlas y comunicarlas al Área de Prevención, para que adopte una decisión sobre su comunicación por indicio al Servicio Ejecutivo de la Comisión.
Para la detección automática de operaciones sospechosas, Correos dispone de una aplicación informática específica denominada ARED que cuenta con un sistema de filtros y alertas diseñados para detectar indicios de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, según los criterios definidos por la Comisión de Control.
Asimismo, esta aplicación es la encargada de realizar automáticamente el seguimiento continuo de las relaciones de negocio con los clientes, alertando de las posibles desviaciones en su operativa habitual y de aquellas operativas que no coinciden con el conocimiento disponible del cliente, ni con su perfil de actividad y de riesgo. La gestión y utilización de esta herramienta informática corresponde al Área de Prevención.
Comunicación de operaciones sospechosas
Cuando se aprecien indicios de la existencia de alguna operación sospechosa o no ejecutada por la negativa del cliente a aportar la documentación requerida, la operación se puede comunicar a esta Área de dos formas diferentes:
• En Conecta, el Responsable de la Oficina/Unidad de Reparto o el empleado que tuviera conocimiento de ella la comunicará al Área de Prevención del Blanqueo de Capitales, mediante el formulario establecido en Conecta>>Como trabajamos>>Normativa>>Prevención de Blanqueo>>Formulario. En el formulario deben incluirse los datos generales del cliente, de la oficina y de la operación, la declaración de actividad, los motivos que inducen a considerar que se trata de una operación sospechosa y los documentos que se adjuntan a la comunicación interna.
• En la aplicación, en las pantallas de medidas reforzadas y de datos identificativos del cliente existe un botón rojo para que el usuario pueda acceder al formulario para el aviso de una operación sospechosa mientras realiza la operación pulsando el botón rojo "Avisar operación sospechosa". El formulario para el aviso de operación sospechosa consta de un campo "observaciones" que el usuario debe rellenar y los correspondientes botones de "envío" o de "cancelar" y se requerirá el tipo de operación sospechosa que sería alguna de las siguientes:
- Documentación sospechosa (Cuando la documentación es falsa).
- No aporta documentación (Operación no ejecutada).
- Operación sospechosa (Opción por defecto).
En el plazo de diez días desde la recepción de la comunicación, el Área de Prevención de Blanqueo de Capitales acusará recibo de la misma, por el medio que considere oportuno, siempre que permita tener constancia de su recepción.
El Área de Prevención dispondrá de un plazo de tres meses desde el acuse de recibo para notificar a la persona que atendió al cliente el estado de la comunicación y dispondrá de un plazo máximo, de seis meses para finalizar el análisis y notificar las medidas adoptadas.
La documentación generada como consecuencia de la comunicación de operación sospechosa, así como, las contestaciones del Área de Prevención de Blanqueo de Capitales, se archivará en la Oficina siguiendo la información recogida en el Proceso Archivo-Control de Documentos en un dossier.
El Área de Prevención dispone de una lista interna con los clientes comunicados al SEPBLAC por su intervención en operaciones con indicios de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, con el fin de bloquear su ficha en el sistema y evitar que puedan realizar nuevas operaciones con la Entidad.
Con la información y la documentación recogida el Área de Prevención del Blanqueo de Capitales realizará un análisis, que dará lugar a una decisión en alguno de los siguientes sentidos:
• Desestimar la operación sospechosa, porque no hay indicios sólidos de blanqueo de capitales.
• Proponer su remisión al SEPBLAC, motivando los indicios de blanqueo de capitales.
• Marcar al cliente en seguimiento a fin de continuar reuniendo información.
Deber de confidencialidad
Todas las comunicaciones o los análisis de operaciones sospechosas que se realicen tendrán un carácter confidencial, así como la identidad de los empleados que las hayan efectuado.
En ningún caso se pondrá en conocimiento del cliente o de terceros, salvo a las personas y órganos designados internamente y a las autoridades competentes, las gestiones en curso o comunicaciones realizadas, ni las solicitudes que se reciban por parte de las autoridades, en lo referente a blanqueo de capitales.
Formación
La Comisión de Control diseñará y aprobará un plan anual de formación en materia de PBCFT dirigida a todos los directivos y empleados, con especial atención a aquellos con una relación más directa con los clientes de giro postal.
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